Informativa privacy

Ultimo aggiornamento: 2026. Versione 2026-09-30, in vigore dal giorno che la versione nomina: è la versione che registriamo quando la accetti, e sostituisce la versione 2026-09-09. Ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Quali dati trattiamo

• Dati di attivazione del servizio: ragione sociale ed email di fatturazione. Il pagamento è gestito dal nostro fornitore di pagamenti: i dati della carta li ricevi e li tratti direttamente con lui, noi non li vediamo né li conserviamo.
• Dati d'uso del servizio: le conversazioni con l'assistente e i contenuti che crei (ricerche, annunci, campagne) stanno in un'area riservata alla tua azienda, separata da quella degli altri clienti. Il nostro personale autorizzato può leggerla nei soli casi elencati ai punti 5 e 5-bis.
• Log tecnici: indirizzo IP e dati di connessione, conservati per sicurezza e diagnosi.

2. Perché li trattiamo e con quale base giuridica

Le durate della tabella valgono per i sistemi attivi. Le copie di sicurezza cifrate del servizio si sovrascrivono a rotazione entro 12 mesi e, fino ad allora, si usano solo per ripristinare il servizio dopo un guasto; dopo un ripristino ripetiamo le cancellazioni già eseguite.

3. Dati dei candidati: chi fa cosa

Quando un'azienda cliente usa il servizio per una ricerca di personale, il titolare del trattamento dei dati dei candidati è l'azienda cliente; noi agiamo come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) e trattiamo quei dati solo su sua istruzione, per far funzionare il servizio, alle condizioni dell'accordo sul trattamento dei dati. Ogni cliente ha un'area dati separata e non accede a quella di altri clienti.

4. A chi comunichiamo i dati

Solo a fornitori necessari all'erogazione del servizio, nominati responsabili del trattamento: hosting dell'infrastruttura, fornitore dei pagamenti, invio delle email di servizio e fornitore del modello di intelligenza artificiale che alimenta l'assistente. Non vendiamo né cediamo dati a terzi per finalità di marketing.

I dati sono ospitati nello Spazio Economico Europeo. Alcuni sub-responsabili possono trattarli fuori dallo SEE: in quel caso il trasferimento avviene con le garanzie degli artt. 45 e 46 del GDPR, cioè una decisione di adeguatezza o clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

5. Quando il nostro personale legge l'area di un cliente

Il nostro personale autorizzato può accedere all'area di un cliente, comprese le conversazioni con l'assistente, solo in lettura e soltanto per una di queste tre ragioni: diagnosticare un malfunzionamento che il cliente segnala o che i controlli rilevano; rispondere a una richiesta di assistenza; accertare o contenere un incidente di sicurezza, un abuso o una violazione di dati. L'elenco è chiuso: per valutare o migliorare i nostri prodotti leggiamo solo nei limiti del punto 5-bis, e mai per addestrare modelli; non usiamo questi dati per finalità statistiche o commerciali nostre. Ogni persona autorizzata accede con credenziali individuali, mai condivise.

Ogni accesso è registrato prima che i dati vengano mostrati: se la registrazione non riesce, l'accesso non avviene. Ogni registrazione porta la finalità (assistenza o qualità del servizio) e, se chi accede lo indica, un motivo breve che non può contenere recapiti né codici identificativi. Il cliente consulta l'elenco di questi accessi nelle Impostazioni della propria dashboard, con l'azione compiuta e l'istante. Il nome della singola persona, la finalità e il motivo non compaiono in quell'elenco, a tutela dei dati personali di chi lavora per noi, ma sono registrati e vengono comunicati al cliente su sua richiesta scritta. Le registrazioni degli accessi sono conservate per 21 giorni di calendario (UTC, oggi compreso), poi cancellate: la cancellazione avviene al primo accesso o alla prima lettura del registro dopo la scadenza, quindi al più qualche giorno dopo.

Quando in una conversazione compaiono dati di candidati, quella lettura è un trattamento che facciamo su istruzione del cliente, che di quei dati è il titolare (punto 3): le condizioni stanno nell'accordo sul trattamento dei dati, e spetta al cliente indicarci fra i destinatari nell'informativa che rende ai suoi candidati. Per assistenza possiamo consultare l'elenco nominativo delle persone candidate a una ricerca, con i nomi per esteso, e la scheda di una singola persona, e email e telefono delle persone candidate sono mostrati al nostro personale per intero, allo stesso modo in cui li vede il cliente; i file con i loro dati (esportazioni, curriculum, report, calendario dei colloqui) non gli sono accessibili.

5-bis. Quando leggiamo per migliorare l'assistente

Possiamo leggere le conversazioni con l'assistente per verificare e migliorare la qualità delle sue risposte. Per questa lettura HR Partners S.r.l. è titolare del trattamento, in modo autonomo rispetto al cliente. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a offrire un servizio che funzioni (art. 6, par. 1, lett. f), e la lettura avviene con queste misure: il testo passa da un filtro automatico che riduce i nomi alle iniziali e maschera identificativi e recapiti; legge soltanto personale autorizzato per nome; non si addestrano modelli e non si estraggono i contenuti; non si leggono per questo le schede dei candidati né i loro curriculum. Ogni lettura è registrata prima di avvenire e compare nell'elenco delle Impostazioni come al punto 5; il registro di queste letture è conservato 21 giorni. Oggi questa lettura non è attiva: il servizio la rifiuta finché non è in grado di limitarla ai soli clienti che hanno accettato questa versione e non si sono opposti.

Questa lettura riguarda soltanto i clienti che hanno accettato la versione 2026-09-30 dei termini e di questa informativa, o una successiva, e non si sono opposti. Puoi opporti in ogni momento scrivendo a privacy@subitohr.it, che è l'unico canale per l'opposizione (punto 7): l'opposizione non incide sul servizio né sul prezzo.

6. Cookie

Questo sito non usa cookie di profilazione né strumenti di tracciamento pubblicitario. Salva nel tuo browser una sola preferenza tecnica (tema chiaro/scuro), che resta sul tuo dispositivo e non viene inviata a noi. Per questo non trovi un banner di consenso: non c'è nulla da consentire.

Nell'area riservata (dashboard) usiamo un identificativo di sessione tecnico, indispensabile per tenerti collegato.

7. I tuoi diritti

Puoi chiederci in qualsiasi momento accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei tuoi dati, opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse (compresa la lettura per la qualità del punto 5-bis) e revocare il consenso (la revoca non pregiudica i trattamenti già svolti). Per queste richieste e per l'opposizione scrivi a privacy@subitohr.it. Ti rispondiamo entro 30 giorni. Hai inoltre diritto di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

8. Modifiche

Se cambiamo questa informativa pubblichiamo qui la versione aggiornata e, quando la modifica è rilevante, avvisiamo i clienti via email.

9. Efficacia per i clienti già attivi

La versione 2026-09-30 si applica dal giorno che la versione nomina. Chi si registra da quella data la accetta al momento della registrazione, insieme ai termini e condizioni e all'accordo sul trattamento dei dati: le tre accettazioni sono registrate, ciascuna con la propria versione.

Alla data di entrata in vigore gli account attivi sono account di prova della fase beta, gestiti direttamente da noi. Per questi account l'accettazione è registrata da noi con un marcatore esplicito del modo (titolare_beta), che non vale come gesto del cliente. L'avviso via email del punto 8 non parte per questi account, e soltanto per loro.

Ogni altro cliente accetta la versione in vigore con il proprio gesto, e per le modifiche successive vale il punto 8.