Termini e condizioni

Versione 2026-09-30, in vigore dal giorno che la versione nomina: è la versione che registriamo quando la accetti, e sostituisce la versione 2026-09-09. Contratto tra professionisti (B2B).

1. Oggetto

Il servizio è un assistente basato su intelligenza artificiale per la ricerca di personale: dalla conversazione nella dashboard il cliente definisce una ricerca e il servizio produce annuncio, pagina di candidatura, campagna pubblicitaria, raccolta e valutazione delle candidature.

2. Abbonamento, prezzo e rinnovo

• L'abbonamento è annuale, costa 3.200 €/anno (IVA esclusa) e comprende tutte le funzioni del servizio: nessun costo per ricerca, per candidatura ricevuta o per persona che accede.
• Il canone si paga in un'unica soluzione all'attivazione, tramite il fornitore di pagamenti indicato in fase di acquisto.
• Il rinnovo è automatico alla scadenza. La disdetta si comunica prima del rinnovo dalla scheda «Abbonamento» della dashboard, oppure scrivendo a info@subitohr.it. Il servizio resta attivo fino alla scadenza già pagata e non è previsto il rimborso della parte non utilizzata.
• Il canone copre l'uso del servizio, non la spesa pubblicitaria (punto 3).

3. Spesa pubblicitaria: sempre del cliente

Le campagne girano sull'account pubblicitario del cliente: la spesa va dal suo metodo di pagamento direttamente alla piattaforma. Il fornitore non anticipa alcun importo e non applica ricarichi. Nessuna campagna viene messa in pubblicazione senza una conferma esplicita del cliente sull'importo.

4. Cosa promettiamo (e cosa no)

• Il servizio è uno strumento di lavoro: non garantisce un numero di candidature né l'assunzione di alcun profilo, che dipendono da ruolo, zona, budget e mercato.
• I contenuti generati dall'assistente (annunci, testi, valutazioni) sono proposte: la decisione e la responsabilità editoriale restano del cliente, che li approva prima della pubblicazione.
• Il servizio è erogato con la massima diligenza ma può subire interruzioni per manutenzione o per cause imputabili a fornitori terzi (hosting, piattaforme pubblicitarie, fornitore del modello AI).
• L'uso dell'assistente è soggetto a limiti di equità, dimensionati sull'attività di un'azienda che assume e mostrati nella dashboard: servono a impedire l'uso automatizzato o per conto di terzi, non a razionare le ricerche. Se un limite viene raggiunto l'assistente lo dice e riprende nel periodo successivo; il resto della dashboard (candidati, agenda, campagne) resta accessibile.

5. Obblighi del cliente

• Usare il servizio solo per selezione di personale lecita, senza contenuti discriminatori e nel rispetto della normativa sul lavoro e delle policy delle piattaforme pubblicitarie.
• Fornire dati veri e mantenere riservato il proprio link di accesso alla dashboard.
• Trattare i dati dei candidati come titolare del trattamento (vedi informativa privacy, punto 3).

6. Assistenza: quando il nostro personale legge la tua area

Il personale autorizzato del fornitore può accedere all'area del cliente, comprese le conversazioni con l'assistente, solo in lettura e soltanto per una di queste tre ragioni: diagnosticare un malfunzionamento segnalato dal cliente o rilevato dai controlli; rispondere a una richiesta di assistenza; accertare o contenere un incidente di sicurezza, un abuso o una violazione di dati. L'elenco è chiuso: su istruzione del cliente il fornitore non accede per altre ragioni, non addestra modelli su questi dati e non li usa per finalità statistiche o commerciali proprie. La lettura per il miglioramento del servizio è un trattamento diverso, descritto al punto 6-bis. L'accesso non consente di scrivere nell'area del cliente né di operare in sua vece.

L'accesso è nominativo: ogni persona autorizzata entra con credenziali individuali, mai con credenziali condivise.

Per rispondere a una richiesta del cliente o diagnosticare un malfunzionamento della raccolta delle candidature, il personale può consultare, in sola lettura, l'elenco nominativo delle persone candidate a una ricerca (nome e cognome per esteso, comune, esito, punteggio, fascia, stato, provenienza, data) e la scheda di una singola persona (le risposte al modulo e il riscontro del curriculum). Email e telefono delle persone candidate sono mostrati al nostro personale per intero, allo stesso modo in cui li vede il cliente; i file con i dati dei candidati (l'esportazione dell'elenco, il curriculum, l'archivio dell'area, il report della ricerca, il calendario del colloquio) non sono accessibili al personale.

Ogni accesso è registrato prima che i dati vengano mostrati: se la registrazione non riesce, l'accesso non avviene. La consultazione della scheda di una persona candidata lascia una registrazione distinta da quella dell'elenco. Ogni registrazione porta la finalità (assistenza o qualità del servizio) e, se l'operatore lo indica, un motivo breve, al massimo 140 caratteri, che non può contenere recapiti né codici identificativi. Il cliente consulta l'elenco degli accessi nelle Impostazioni della dashboard, con l'azione e l'istante; il nome della persona, la finalità e il motivo non compaiono in quell'elenco ma sono registrati e vengono comunicati al cliente su richiesta scritta. Le registrazioni degli accessi sono conservate per 21 giorni di calendario (UTC, oggi compreso), poi cancellate: la cancellazione avviene al primo accesso o alla prima lettura del registro dopo la scadenza, quindi al più qualche giorno dopo. L'elenco consultabile dal cliente copre lo stesso periodo. Per i dati dei candidati questo accesso è un trattamento su istruzione del cliente, disciplinato dall'accordo sul trattamento dei dati.

6-bis. Lettura per il miglioramento del servizio

Distinta dall'accesso del punto 6, e non svolta su istruzione del cliente, HR Partners S.r.l. può leggere, in sola lettura, le conversazioni tra il cliente e l'assistente contenute nell'area del cliente, al solo fine di verificare e migliorare la qualità delle risposte dell'assistente. Per questo trattamento HR Partners S.r.l. agisce come titolare autonomo ai sensi dell'art. 28, par. 10, del Regolamento (UE) 2016/679, e lo descrive nella propria informativa privacy (punto 5-bis). La lettura:

• è svolta da personale autorizzato per nome, con credenziali individuali, mai con credenziali condivise;
• avviene sul testo passato da un filtro automatico che riduce i nomi di persona alle iniziali e maschera i codici identificativi e i recapiti; non riguarda le schede dei candidati né i loro curriculum;
• non comporta l'uso dei contenuti per addestrare modelli, né la loro comunicazione a terzi, né la loro estrazione dall'area del cliente;
• è registrata prima che i dati siano mostrati, con la finalità «qualità del servizio», e compare nell'elenco degli accessi delle Impostazioni come al punto 6, conservato per 21 giorni;
• riguarda soltanto i clienti che hanno accettato una versione di questi termini che la prevede (dalla versione 2026-09-30) e non si sono opposti (punto 6-ter).

Oggi questa lettura non è attiva: il servizio la rifiuta, e lo registra, finché non è in grado di limitarla ai soli clienti che hanno accettato questa versione e non si sono opposti, con i candidati esclusi.

6-ter. Opposizione

Il cliente può opporsi in ogni momento alla lettura del punto 6-bis scrivendo a privacy@subitohr.it, che è l'unico canale per l'opposizione. L'opposizione ha effetto dalla sua registrazione, non incide sul servizio né sul prezzo, e non limita l'accesso per assistenza del punto 6.

7. Proprietà

Software, interfacce e componenti del servizio restano del fornitore. I dati e i contenuti del cliente (profilo azienda, ricerche, candidature, campagne) restano del cliente, che può richiederne l'esportazione durante il contratto e nei 30 giorni successivi alla cessazione.

8. Sospensione e cessazione

Il fornitore può sospendere il servizio in caso di mancato pagamento o di uso in violazione del punto 5, dandone comunicazione. Alla cessazione l'accesso viene disattivato e i dati del cliente vengono cancellati decorsi i termini di legge e di esportazione; le copie di sicurezza cifrate si sovrascrivono a rotazione entro 12 mesi, come dice il punto 8 dell'accordo sul trattamento dei dati.

9. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva del fornitore verso il cliente è limitata al canone pagato nei dodici mesi precedenti l'evento. Restano esclusi i danni indiretti, la perdita di profitto e la mancata assunzione.

10. Legge applicabile e foro

Al contratto si applica la legge italiana. Per ogni controversia è competente il foro di Pisa, dove ha sede il fornitore, salvo diversa norma inderogabile.

11. Versione ed efficacia per i clienti già attivi

Questi termini sono identificati dalla versione 2026-09-30, che si applica dal giorno che la versione nomina. Chi si registra da quella data la accetta al momento della registrazione, insieme all'informativa privacy e all'accordo sul trattamento dei dati: le tre accettazioni sono registrate, ciascuna con la propria versione.

Alla data di entrata in vigore gli account attivi sono account di prova della fase beta, gestiti direttamente da HR Partners S.r.l. Per questi account l'accettazione è registrata da HR Partners S.r.l. con un marcatore esplicito del modo (titolare_beta), che non vale come gesto del cliente. Per questi account non viene inviata alcuna comunicazione.

Ogni altro cliente accetta la versione in vigore con il proprio gesto. Da quel momento le versioni successive gli sono comunicate prima di applicarsi, valgono per il periodo successivo alla comunicazione e, se la modifica è sostanziale e a lui sfavorevole, gli danno diritto di recesso; fino ad allora vale la versione che ha accettato.